𝗦𝗧𝗢𝗣𝗣 – das ist für dich: Wie Vorprotokolle deine Meetings verbessern!
Meetings sind wichtig, zahlreich und in den meisten Unternehmen eines der grössten Ärgernisse.
Sie werden oft mit Zeitverschwendung gleichgesetzt.
Viele Diskussionen drehen sich um dieses Gefäss – wer kennt das nicht:
💥 zu grosser Teilnehmerkreis
💥 zu lange Dauer und ineffizient
💥 unklare Ziele
💥 lange und nicht zielführende Diskussionen
💥 schlechte Vorbereitung und fehlende Entscheide
Optimierungspunkte sind sehr vielfältig:
👉 Saubere Vorbereitung mit klaren Zielen
👉 Teilnehmerkreis so klein, wie möglich und so gross, wie nötig
👉 Effiziente Führung
👉 Sinnvolle Protokollierung
👉 Dauer Reduzieren uvm.
Was ich aber leider nie aufgeführt sehe, ist die Verwendung von 𝗩𝗼𝗿𝗽𝗿𝗼𝘁𝗼𝗸𝗼𝗹𝗹𝗲𝗻.
Mir war dieser Begriff lange auch sehr fremd.
Ich durfte diesen Mechanismus in einem Projekt vor einiger Zeit kennenlernen. Vielen Dank dafür, lieber Thomas Pöck!
So funktionieren Vorprotokolle:
💡 Traktanden finalisieren
💡 Protokoll vorbereiten mit den Traktanden als Strukturierungsebene -> leeres Vorprotokoll
💡 Aufforderung an die Teilnehmer, bis Zeitpunkt x vor dem Meeting, ihre Anmerkungen zu den einzelnen Bereichen ins Vorprotokoll zu integrieren
💡 Aufforderung an die Teilnehmer, nach Zeitpunkt x das Vorprotokoll nochmals kurz durchzugehen. Gegebenenfalls werden dann gleich noch eigene Anmerkungen zu den Anmerkungen der anderen Teilnehmer erfasst.
💡 Durchführung des Meetings auf Basis des Vorprotokolles
Und was erreichen wir nun damit ❓
✅ Optimale Vorbereitung aller Teilnehmenden
✅ Besseres gemeinsames Verständnis der Thematik
✅ Effizientere Diskussionen über Lösungsansätze
✅ Reduktion des Protokollierungsaufwandes
✅ Frühzeitige Erkennung von Fehlentwicklungen
✅ Bessere Nutzung der Schwarmintelligenz
Sounds like a plan – doesn’t it?
Also ich sehe nur Gründe, die für diesen Ansatz sprechen.
𝗪𝗶𝗲 𝘀𝗶𝗲𝗵𝘀𝘁 𝗱𝘂 𝗱𝗮𝘀 𝗼𝗱𝗲𝗿 𝘃𝗲𝗿𝘄𝗲𝗻𝗱𝗲𝘀𝘁 𝗱𝘂 𝗩𝗼𝗿𝗽𝗿𝗼𝘁𝗼𝗸𝗼𝗹𝗹𝗲 𝗯𝗲𝗿𝗲𝗶𝘁𝘀?
Viel Spass beim Umsetzen!
Wenn du dich unverbindlich mit mir zu diesem Thema austauschen möchtest, dann
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