Heute digitalisieren wir an allen Ecken und Enden. Projekte werden gestartet, Prozesse bis ins Detail aufgenommen, endlose Meetings abgehalten, Prozesse implementiert und angepasst und so fort…
Ich stelle mal ein paar provokante Thesen in den Raum:
🚩 Nur ein kleiner Teil der Prozesse muss wirklich durchgängig automatisiert werden
🚩 Ist ein ERP-System mit Workflow-Funktionalitäten vorhanden, dann bedeutet dies noch lange nicht, dass alle Prozesse ins ERP-System gehören
🚩 Ein einfacher Unterstützungsprozess muss innert weniger Stunden umgesetzt werden können
🚩 Process Owner müssen selbst Anpassungen vornehmen können
🚩 Prozesse, welche ältere proprietäre Systeme tangieren, können einfach digital unterstützt werden
Hmmm – liege ich hier völlig falsch?
ICH GLAUBE NICHT – UND DAS HAT EINEN GRUND
Prozesse digital zu unterstützen anstatt vollständig zu automatisieren ist, gerade für Unterstützungsprozesse, oft der sinnvollere Weg.
Denk einmal darüber nach: Ein Mitarbeiter-Eintrittsprozess ist ein eher aufwändiger Unterstützungsprozess. Diesen vollständig digital zu automatisieren ist doch eine grössere Herausforderung. Kaum ein Software-System einer Unternehmung dürfte nicht davon tangiert sein. Vom Active-Directory, über das ERP-System bis zum Ticket-System und viele andere, oftmals proprietärer Natur – einige davon sind einfach über Schnittstellen automatisierbar, bei anderen wird es schwieriger und – bei einigen ist es gar unmöglich. Und jetzt – wird der Prozess nicht umgesetzt, wenn irgendwo ein «unmöglich» im Raum steht?
WARUM IST DAS SO WICHTIG?
☝️ Ein Prozess muss möglichst schnell so weit unterstützt werden können, dass diese Unterstützung auch einen Nutzen bei der täglichen Arbeit bringt.
☝️ Ist ein Prozess fehlerhaft, dann will ich nicht warten, bis das Development-Team oder der externe Dienstleister Zeit für die Anpassung findet. Wird ein fehlerhafter Prozess nicht unmittelbar korrigiert, dann beginnen die damit Anwender:innen ihre Fantasie einzusetzen und finden Umgehungslösungen –der Prozess beginnt zu sterben. Dies wieder wegzubringen ist nicht so ganz einfach.
UND DAS IST DIE LÖSUNG…
Unterstützungsprozesse digital unterstützen anstatt durchgängig Automatisieren.
Das bringt einige Vorteile:
💡 Kurze Umsetzungszeiten
💡 Geringe Umsetzungskosten
💡 Einfache Anpassbarkeit
💡 Leichte Erlernbarkeit des Tools – kein Expertenwissen erforderlich
💡 Tiefere Hemmschwelle für neue Prozess-Unterstützungen
Natürlich gibt es Kernprozesse, bei denen die Robustheit dermassen im Vordergrund steht, dass eine durchgängige Prozess-Automatisierung angezeigt und unverzichtbar ist. Aber mitnichten betrifft dies alle Prozesse.
Falls du dich in den Ausführungen das eine oder andere Mal wiedergefunden hast, dann bist du nicht allein. Das Thema beschäftigt - und wird leider dennoch zu wenig gezielt angegangen.
Wenn du dich unverbindlich mit mir zu diesem Thema austauschen möchtest dann
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